Auntie är en del av onboarding och omtanke hos Qvik – Qvik

Susanna Forsberg och hennes “People team” arbetar ur ett utvecklingsperspektiv, vilket innebär att de lägger särskild vikt på kultur, välbefinnande, inlärning och gemenskap. Teamet är inte enbart en administrativ partner, utan dess roll är att driva utveckling och förändring och möjliggöra tillväxt.

“Qvik vill vara en attraktiv och eftertraktad arbetsgivare. För att vara det måste vi ta hand om våra medarbetare. Vi är ett modernt teknologiföretag som erbjuder goda karriärmöjligheter, intressanta projekt och en mängd olika förmåner. Men det räcker inte för oss – vi vill ta ett extra steg när det gäller omtanke. Vi vill utveckla en alltmer inspirerande och trygg företagskultur, erbjuda utbildning på jobbet, fördjupa våra yrkeskunskaper och bygga en starkare gemenskap. Ingen lämnas ensam,” berättar Susanna om företagskulturen.

Bland företagets nuvarande personal i Finland finns mer än 10 olika nationaliteter från hela världen. Förutom kontoret i Finland har Qvik också ett kontor i Sverige. “Under sin onboarding-process kan en nyanställd ibland berömma oss för hur väl Qvik tar hand om sina anställda och hjälper dem att komma igång. En del har berättat att de aldrig har upplevt något liknande utomlands eller i Finland. Det säger kanske något om den finländska arbetskulturen,” säger Susanna.

Auntie stödjer under projektets gång och mellan projekten

I konsulthuset utförs arbetet i team med kunden. Teamet består av kollegor från olika företag, vilket kan medföra en del utmaningar för välbefinnandet på arbetsplatsen. Vid teamarbete med kunden kan den anställda vara med i ett projekt eller samarbeta med en och samma kund i allt från ett par dagar till ett drygt år. Detta kan även tillämpas på nästa projekt efter en kortare eller längre paus. Att befinna sig mellan två projekt kan upplevas som ett välkommet avbrott. Då har du goda möjligheter att utveckla dig själv och dina färdigheter, till exempel genom att gå på kurser som du inte har haft tid med när du varit med i ett projekt. För en del kan denna tid kännas stressig. “Är jag inte tillräckligt bra? Är jag inte en trevlig person?” Då står Auntie redo att hjälpa.

Människan har bara ett välbefinnande

Hos Qvik ser vi välbefinnande på arbetet som en helhet. Människan har bara ett välbefinnande – det går inte att skilja välbefinnande på arbetet från annat välbefinnande. Välbefinnandet har sin grund i företagets strategi och vision, där välbefinnande ses som ett av de viktigaste elementen. “Utan våra medarbetare finns inget Qvik”, säger Susanna. “De är vår enda resurs, och vi vill naturligtvis ta bra hand om vår personal.” Arbetsgruppen som utarbetade strategin och som behandlade frågorna kring välbefinnandet bestod av arbetstagare från olika delar av företaget. Arbetsgruppen valde de tre viktigaste elementen i vår “People Strategy”: inlärning, välbefinnande på arbetet och gemenskap.

Att satsa på välbefinnandet på arbetsplatsen har varit ett medvetet val, inte en följd av att arbetstagarna mår dåligt. När Susanna började på Qvik för drygt ett år sedan var hennes främsta mål att utveckla inlärningen och välbefinnandet på arbetsplatsen. Hon skickade ut en enkät om välbefinnande till personalen varannan vecka för att följa med deras välbefinnande. Enligt enkäterna såg allt bra ut. Samtidigt talade dock de anställda om hur de hade klarat av ett projekt eller hur de hade behandlats i projektet. Hur kunde de säkerställa att allt var bra på riktigt? Susanna började tänka att det kanske fanns ett bättre sätt att stötta personalen.

Resultaten efter testprojektet: 100 % gav tummen upp för Auntie

Qvik började sitt samarbete med Auntie med ett testprojekt som omfattade ungefär 10 medarbetare. Deltagarna handplockades av cheferna från olika delar av organisationen. Feedback från testprojektet skulle hjälpa Qvik att avgöra om Auntie var något som kunde gynna hela organisationen. Qvik använder Auntie Plus-tjänsten. I testprojektet kom de överens om att alla på Qvik inte bara skulle ta ett en timmes check-in-samtal med ett Auntie-proffs, utan också ett Auntie-paket som består av fem samtal. Qvik gick igenom resultaten under ett feedback- och utvecklingsmöte med en representant från Auntie. Resultaten var tydliga: 100 % gav tummen upp för att fortsätta. Detta gjorde valet lätt för Susanna.

Tidigare, innan pandemin bröt ut, har Qvik ordnat bland annat pop-up-psykologer till kontoret genom företagshälsovården. Personalen har under coronatiden upplevt problem med det psykiska välbefinnandet i större skala, och därför har det varit en bra lösning att bygga en samarbete mellan företagshälsovården och Auntie.

Auntie är också en lågtröskeltjänst för People Team-medlemmar och chefer

Aunties lättanvändbara lågtröskeltjänster, som kan kallas för mental personlig träning, passar även in i denna situation. Också flera medlemmar i People Team har använt Aunties tjänster. I Qviks stödtjänst arbetar ungefär 20 personer, delade i flera olika team: People Team, försäljning, marknadsföring och ledningsgruppen. Stödtjänsten har som uppgift att stödja personalen, riva ner barriärer, möjliggöra företagets och individernas tillväxt samt sköta extern marknadsföring och kommunikation. Gruppen har haft stor hjälp av Auntie. Eftersom de som är i People Team vanligtvis representerar sin kund när de kontaktar företagshälsovården, kan tröskeln att kontakta företagshälsovården för att diskutera sitt eget välbefinnande vara hög. Auntie passar också utmärkt för sådana situationer.

Qvik ändrade sin organisation genom att göra teamen mindre och öka antalet teamledare. Aunties Leader-paket kan erbjudas till nya teamledare för att hjälpa dem att utnyttja sitt nya perspektiv. Hur kan jag utvecklas som ledare? Hur kan jag hjälpa mina teammedlemmar? Auntie kan stötta den nya teamledaren kring dessa frågor. Susanna tycker att paketet är ett bra tillägg, då teamledarens viktigaste uppgift är att stötta medarbetarnas inlärning och välbefinnande.

Öppenheten kring psykiskt välbefinnande får beröm

Auntie Plus används nu i hela företaget och samarbetet har fått en god start. Nöjdheten är mycket hög – 99 % rekommenderar tjänsten, medan nöjdheten med tjänsten ligger på 8,7. Enligt självutvärderingar har arbetseffektiviteten ökat med 23 %. Målet är att alla tar åtminstone ett check-in-samtal varje år med tanke på att underhålla sitt välbefinnande. Nya arbetstagare blir uppmanade redan vid onboarding att ta ett check-in-samtal för att utvärdera om de har behov av att registrera sig för ett Auntie-paket. Den anställda kan ta ett check-in-samtal när som helst efter behov.

I sin feedback gav användarna Auntie beröm för hur öppet de talade om psykiskt välbefinnande och kommenterade att det är bra att ha en tjänst som Auntie till sitt förfogande. En annan användare konstaterade att det är värt att satsa på psykiskt välbefinnande, konfidentiella diskussioner och icke-målinriktat mentalt stöd. Samtalen utvecklade användarnas reflektionsförmåga och psykiska stabilitet. Personer utan tidigare erfarenhet av liknande tjänster gav också positiv feedback och tyckte att tjänsten var mycket nyttig.

Auntie är lätt, enkel och snabb

Det var en positiv överraskning hur snabbt samarbetet sattes i gång efter testprojektet. Den digitala tjänsten fungerar smidigt. Det var något vi funderade mycket på, eftersom det var möjligt att träffa pop-up-psykologen ansikte mot ansikte förr. Personer som tidigare har varit eller för närvarande är i psykoterapi kommer kanske inte att ha stor fördel av Aunties tjänster, men de kan vara av stor nytta till personer som aldrig tidigare har tagit del av psykiska stödtjänster.

Det bästa med Auntie är att den är lättillgänglig, enkel och snabb, och att man får stöd när man behöver det. Susanna vill ge ett råd till organisationer som funderar på att börja använda Auntie: ni behöver inte tveka längre. Att bygga ett hälsosamt arbetsliv är allas ansvar. Välbefinnande är omtanke, och omtanke är välbefinnande. Var och en av oss behöver omtanke och välbefinnande.

Läs ochså om Juhas erfarenheter. Han återvände till jobbet efter sin föräldraledighet.